Over engagement, eigenaarschap en wat de meeste projectmanagers vergeten

De anekdote 

Het was twintig jaar geleden. Ik was salesmanager bij Procter & Gamble en we hadden een mooie salesactie uitgerold bij klanten – displays, materiaal, alles netjes voorbereid. Het plan klopte. De timing klopte. De middelen waren er. 

En toch liep het niet. 

Ter plekke doken er problemen op. Praktische dingen – de soort van obstakels die je in een planningsfase eigenlijk had kunnen voorzien. Maar dat hadden we niet gedaan, omdat ik de mensen die het uitvoerden daar te weinig bij betrokken had. Die hadden dat geweten. Die zagen die dingen elke dag. 

Wat me nog meer trof: op het moment dat die problemen zich voordeden, loste niemand ze op. Niet omdat ze het niet konden, maar omdat ze er niet over nadachten. Ze voerden uit. Ze volgden instructies op. Maar dat extra stapje – zelf nadenken, zelf ingrijpen, zelf een oplossing zoeken – dat zat er niet in. En ik begreep meteen waarom: ze hadden geen reden om dat te doen. Dit was niet hun project. En ik had geen commitment gecreëerd. 

Dat inzicht is me bijgebleven. En ik heb het later bewust ingebouwd in de manier waarop wij projectleiders trainen, coachen en begeleiden.

De tool is niet het probleem 

Vraag aan een willekeurige projectmanager wat hij of zij nodig heeft om een project te laten slagen. Je krijgt antwoorden als: een duidelijk plan, goede opvolging, de juiste mensen, voldoende budget. 

Zelden hoor je: mensen die écht willen meestappen in het project.  

En dat is precies waar het wringt. Want de meeste investeringen in projectmanagement gaan naar de harde kant – methodieken, planningstools, flowcharts, risicoanalyses, een Prince 2 opleiding, goed stakeholdermanagement. Waardevol, absoluut. Maar een perfect Gantt-diagram lost geen gebrek aan engagement op. 

Mensen die uitvoeren zonder mee te denken. Die doen wat gevraagd wordt, niet meer. Die wachten op instructies in plaats van initiatief te nemen. Herkenbaar? 

Dat is geen luiheid. Dat is een signaal. En het signaal zegt: iets in de basis klopt niet.

Twee dingen die mensen in beweging zetten

Er zijn twee vragen die mensen zich – bewust of onbewust – stellen aan het begin van elk project. 

De eerste: waarom moeten we dit doen? Niet de officiële projectdoelstelling. Maar de brandende noodzaak. Wat gaat er mis als we dit project niet uitvoeren? Wat staat er op het spel? Als mensen die noodzaak niet voelen, is er geen reden om extra stappen te zetten. Meer nog ze gaan in weerstand. En voeren uit omdat het moet. Punt. 

De tweede vraag is even belangrijk, maar wordt nog vaker overgeslagen: waar gaan we naartoe? Niet de lijst met deliverables. Maar de vlag. Het concrete, inspirerende eindpunt dat mensen kunnen zien. Iets om naartoe te werken. Iets om trots op te zijn als het gelukt is. 

“We moeten onze processen optimaliseren.”  Geen vlag. 

“Over zes maanden kan iedereen in dit team onboarden zonder ook maar één mail te moeten sturen.” Dat is een vlag. 

Noodzaak zonder vlag creëert stress. Vlag zonder noodzaak creëert vrijblijvendheid. Je hebt beide nodig.

Het derde ingrediënt: de groep moet een team worden 

Zelfs als de noodzaak helder is en de vlag zichtbaar – dan ben je er nog niet. 

Want een project gooit mensen samen die nog geen team zijn. Collega’s uit verschillende afdelingen, met verschillende belangen, verschillende werkstijlen, verschillende verwachtingen over wie wat doet. Zolang dat groepsproces niet bewust begeleid wordt, blijven het uitvoerders naast elkaar. Ieder op zijn eigen eiland. 

Teamdynamica is geen soft gedoe. Het is een voorwaarde. Een groep mensen die elkaar begrijpt, die weet hoe ze met spanning omgaat, die afspraken maakt over samenwerking – die groep levert meer op dan tien getalenteerde individualisten met een mooi plan. 

Als projectleider heb je daar een actieve rol in. Niet alleen op de kick-off, maar doorheen het hele traject.

Wat doe jij morgen anders? 

Drie vragen die je jezelf kunt stellen voor je je volgende project opstart: 

1. Heb ik de noodzaak scherp geformuleerd – en heb ik die ook écht gecommuniceerd, of was dat enkel de doelstelling? 
2. Heb ik een vlag die mensen kunnen zien en voelen, een toekomstvisie – of heb ik enkel een projectdefinitie? 
3. Heb ik bewust nagedacht over hoe ik van deze groep mensen een team maak, als leidinggevende zonder hiërarchische macht – of ga ik ervan uit dat dat vanzelf komt? 

Drie vragen. Maar ze veranderen alles aan hoe mensen je project binnenstappen.

Wil je hier verder op bouwen? 

In onze training “softskills voor projectleiders” werken we precies aan deze drie lagen – niet enkel de methodiek, maar ook de mens erachter. Zowel in open aanbod als in-company. 

Neem gerust contact op met tine.delorge@vankelst.com of  pieter.lichtert@vankelst.com of bekijk ons aanbod.